Ak na Macu používate e-mail denne, viete, že to môže byť požehnanie... alebo úplná nočná mora. Keď je vaša schránka neustále preplnená, je ľahké stratiť dôležité správy uprostred newsletterov, upozornení a reklám. Dobrou správou je, že aplikácia Mail pre macOS má množstvo trikov, ktoré vám pomôžu premeniť váš e-mail z preplneného chaosu na výkonný nástroj. brutálna produktivita vo vašom každodennom živote.
V tejto príručke sa naučíte, ako organizovať správy, zoskupovať konverzácie, vytvárať účinné pravidlá a kombinovať to všetko s možnosťami upozornení a organizácie v systéme macOS. Cieľom je, aby váš Mac pracoval s vami, nie proti vám, takže vy vidíte najprv to, na čom záleží, a zvyšok sa postará takmer automaticky. na autopilota s niekoľkými nastaveniami.
Usporiadajte a triedte e-maily v aplikácii Mail, aby ste všetko našli za pochodu
Jedným z pilierov zvládnutia Mailu je naučiť sa inteligentne zoradiť zoznam správKontrola doručenej pošty zoradenej podľa dátumu nie je to isté ako kontrola priečinka zoradeného podľa odosielateľa alebo veľkosti prílohy a v závislosti od okamihu môže byť jedna alebo druhá vec relevantnejšia.
V lište ponuky na Macu v aplikácii Mail môžete prejsť na Zobraziť > „Zoradiť podľa“ a vyberte si kritériá, ktoré najlepšie vyhovujú vašim potrebám v danom čase. Medzi najužitočnejšie atribúty patria: kto odoslal e-mail (Od), dátum prijatia, predmet alebo dokonca veľkosť správy, aby ste našli tie obrovské e-maily, ktoré zaberajú miesto.
Ak v aplikácii Mail používate stĺpcové zobrazenie, máte ešte väčšiu kontrolu. Môžete Podržte kláves Control a kliknite na hlavičku Z ľubovoľného stĺpca v zozname správ. Tam opäť vyberte možnosť „Zoradiť podľa“ a vyberte požadovaný atribút (napríklad Od, Predmet alebo Veľkosť) a či ho chcete zoradiť vzostupne alebo zostupne.
Táto metóda triedenia podľa stĺpca je veľmi praktická, ak prezeráte viacero e-mailov naraz, pretože vám umožňuje Zorganizujte si doručenú poštu v sekunde bez nutnosti prechádzať zložité ponuky. Ideálne na hromadné čistenie alebo nájdenie konkrétneho e-mailu od niekoho medzi stovkami správ.
Experimentovanie s týmito možnosťami triedenia vám ušetrí veľa času: môžete triediť podľa odosielateľa, aby ste našli všetku komunikáciu od klienta, alebo podľa veľkosti, aby ste odstránili správy, ktoré zaberajú príliš veľa miesta, atď. uvoľnite miesto vo svojom e-mailovom účte a na Macu.
Zvládnutie e-mailových konverzácií: jasné a prehľadné vlákna
Keď sa vlákno e-mailov natiahne, ľahko sa stratíte medzi odpoveďami, preposlanými správami a krížovými správami. Mail pre macOS zoskupuje tieto správy do konverzácie alebo vlákna Takže ich máte všetky zhromaždené na jednom mieste, ale vy sa rozhodujete, ako si ich zobrazíte. Ak používate aj aplikáciu Mail na iPhone, mnohé Základné funkcie aplikácie Mail na iPhone Sú si podobné a pomôžu vám udržať konzistentnosť medzi zariadeniami.
Ak chcete začať konkrétnu konverzáciu, stačí urobiť Kliknite na počet správ ktorá sa zobrazí v hornej časti vlákna v zozname správ. Zobrazí všetky súvisiace e-maily, čo vám umožní jednoducho sa medzi nimi pohybovať.
Ak chcete, aby boli všetky konverzácie vždy otvorené, môžete prejsť do ponuky aplikácie a vybrať Zobraziť > Rozbaliť všetky konverzácieTakto sa v každom vlákne zobrazia všetky správy, ktoré obsahuje, bez toho, aby ste ich museli otvárať jednu po druhej.
Naopak, ak sa vám zdá, že priečinok doručenej pošty je príliš dlhý alebo zahlcujúci, môžete vybrať Zobraziť > Zbaliť všetky konverzácieVďaka tomu sa každá konverzácia zhustí do jedného riadku, kde sa zobrazuje iba najnovšia správa, vďaka čomu je zobrazenie doručenej pošty oveľa prehľadnejšie.
Mail vám tiež umožňuje vizuálne zvýrazniť vlákna, aby ste ich ľahšie sledovali. Túto možnosť môžete povoliť v ponuke Zobraziť. Zvýrazniť konverzácieKeď teda vyberiete jeden z e-mailov vo vlákne, zvyšok súvisiacich správ sa zobrazia označené, aby ste ich mohli na prvý pohľad identifikovať.
Ak chcete ísť ešte o krok ďalej, v ponuke Pošta > Nastavenia > Zobrazenie Môžete nakonfigurovať farbu použitú na zvýraznenie konverzácií alebo tento efekt vypnúť, ak sa vám nepáči. Okrem toho existuje ešte jedna veľmi praktická možnosť: v časti Zobraziť > Zobraziť súvisiace správy sa v časti Pošta zoskupí a zobrazí prepojené e-maily v oblasti ukážky, čo vám pomôže sledovať celú konverzáciu bez toho, aby vám čokoľvek uniklo.
Vytvorenie pravidiel v aplikácii Mail: dokonalý trik na automatizáciu doručenej pošty
Funkcia pravidiel v aplikácii Mail je miestom, kde sa začína skutočná mágia. S nimi môžete označiť, presunúť, preposlať alebo odstrániť určité e-maily bez toho, aby ste sa ich museli dotknúť. V praxi sú spôsobom, ako vytvoriť systém, vďaka ktorému Vaša doručená pošta bude usporiadaná podľa vašich kritérií..
Ak chcete začať pracovať s pravidlami, otvorte aplikáciu Mail a prejdite do nastavení pomocou skratky cmd + , (čiarka) Alebo z ponuky Pošta > Predvoľby (alebo Nastavenia, v závislosti od verzie). Potom prejdite na kartu „Pravidlá“. Tam uvidíte zoznam existujúcich pravidiel (ak ste už nejaké vytvorili) a tlačidlá na pridanie nových.
Keď vytvoríte nové pravidlo, otvorí sa okno s niekoľkými sekciami. Prvým krokom je dať mu popisný názov, napríklad „Znovu odoslať faktúry“ alebo „Newsletter po prečítaní“Čím jasnejší názov, tým ľahšie bude pochopiť, čo každé pravidlo robí, keď ich máte viacero.
Hneď nižšie sa môžete rozhodnúť, či sa pravidlo uplatní, ak sú splnené nasledujúce podmienky. všetky podmienky, ktoré definujete alebo keď je splnená ktorákoľvek z nich. Toto je kľúčové: „všetky“ funguje ako logický operátor AND (každá podmienka musí byť splnená), zatiaľ čo „ľubovoľné“ funguje ako ALEBO (pravidlo sa vykoná, pokiaľ je splnená iba jedna).
V podmienkach si môžete vybrať z množstva kritérií: odosielateľ, príjemca, predmet, osoby, ktorým bola správa skopírovaná, obsah správy, členstvo v mailing liste, či má e-mail prílohy, či ide o spam alebo nie atď. Taktiež si vyberiete typ podmienky (napríklad „obsahuje“, „neobsahuje“, „rovná sa“, „začína sa na“a ďalšie variácie) a napíšete text alebo adresu, ktorú chcete použiť ako filter.
Nakoniec je potrebné definovať, aké akcie sa vykonajú po splnení podmienok. Aplikácia Mail vám okrem iného umožňuje presunúť e-mail do konkrétnej poštovej schránky, označiť ho ako prečítaný alebo označený hviezdičkou, preposlať ho na inú adresu, odstrániť ho, zmeniť farbu pozadia alebo textu v zozname správ a mnoho ďalších možností, ktoré ho robia... automatizácia je veľmi flexibilná.
Kombinácia všetkých týchto prvkov (názov, podmienky, typ zhody a akcie) vám umožní navrhnúť pravidlá prispôsobené vášmu pracovnému postupu. Pozrime sa na niekoľko praktických pravidiel, ktoré vám môžu zachrániť deň.
Pravidlo 1: Automatické preposielanie určitých e-mailov na inú adresu
Predstavte si, že chcete, aby všetky e-maily od dodávateľa, klienta alebo služby dorazili aj na iný účet (napríklad na váš pracovný e-mail, e-mail vašej účtovníckej firmy alebo na zdieľanú adresu tímu). Pomocou pravidla pre poštu môžete... automaticky preposielať tieto správy bez nutnosti manuálneho preposielania zakaždým
Ak chcete toto pravidlo nastaviť, vytvorte nové pravidlo a pomenujte ho jasne, napríklad „Preposielať hlásenia do účtovníctva“. Potom v podmienkach môžete vybrať pole „Od“ (odosielateľ) a možnosť „obsahuje“ a zadať e-mailovú adresu odosielateľa, od ktorého chcete všetko preposielať.
V sekcii akcií vyberte možnosť „Preposlať správu“ a Napíšte adresu, kam chcete kópie poslať.Mail dokonca ponúka možnosť pridať krátky text, ktorý sa vloží do tela preposielanej správy, pre prípad, že potrebujete poskytnúť kontext, hoci je to voliteľné a môžete ho nechať prázdne, ak ho nepotrebujete.
S touto konfiguráciou vždy, keď príde e-mail, ktorý spĺňa podmienku (napríklad, že pochádza z danej konkrétnej adresy), Mail Automaticky sa to odošle na druhý účet.Je to obzvlášť užitočné, ak pracujete s viacerými účtami alebo ak chcete niekoho iného informovať bez toho, aby ste si museli pamätať, že všetko treba manuálne preposielať.
Pravidlo 2: Označte neurgentné e-maily ako prečítané
Jedným z najväčších nepriateľov produktivity je vidieť množstvo upozornení v ikone Pošty. Toto číslo je často obrovské jednoducho kvôli newsletterom, upozorneniam zo sociálnych médií alebo neurgentným správam. Pomocou jednoduchého pravidla môžete uprednostniť určité správy. Zadávajte ich priamo ako prečítané a nenafukujte počítadlo.
Ak to chcete urobiť, vráťte sa na panel pravidiel a vytvorte nové pravidlo. Dajte mu popisný názov, napríklad „Prečítané newslettery“. V podmienkach sa môžete zamerať na odosielateľa alebo predmet: napríklad vyberte „Od“, ktorý obsahuje adresu newslettera, alebo „Predmet“, ktorý obsahuje slová ako „newsletter“, „bulletin“ alebo názov služby.
V dolnej časti, v časti akcie, jednoducho vyberte možnosť „Označiť ako prečítané“. Môžete tiež pridať ďalšie akcie, ak chcete, napríklad presunúť tieto e-maily do konkrétneho priečinka s názvom „Newslettery“, aby sa tam ukladali organizovaným spôsobom, ale podstatné je, že E-mail by sa mal prestať zobrazovať ako čakajúci hneď po jeho prijatí..
Táto stratégia je ideálna pre odosielateľov, ktorí denne alebo týždenne posielajú veľa správ, ktorých obsah si chcete uložiť, ale nemusíte ho hneď skontrolovať. Takto sa po otvorení aplikácie Mail zobrazia iba upozornenia, ktoré Naozaj si vyžadujú vašu okamžitú pozornosť..
Pravidlo 3: Posielajte konkrétne e-maily priamo do koša
Existujú prípady, keď sa nechcete úplne odhlásiť od odoberateľa, ale musíte to urobiť. prefiltrujte časť svojej komunikácie do košaNapríklad dostávate užitočné e-maily od nejakej služby, ale niektoré konkrétne upozornenia sú úplne zbytočné.
Ak chcete vytvoriť toto pravidlo, pridajte nové pravidlo a pomenujte ho napríklad „X Upozornenia do koša“. Potom definujte podmienku na základe predmetu alebo obsahu správy. Môžete napríklad použiť „Predmet“ „obsahuje“ a napísať niečo ako „Upozornenie z Twitteru“ alebo konkrétnu frázu, ktorá sa opakuje v e-mailoch, ktoré nechcete vidieť.
V sekcii akcií vyberte možnosť „Presunúť správu do koša“. Týmto spôsobom vždy, keď príde správa s daným predmetom, Mail ju automaticky presunie do koša. Odošle to priamo do koša bez toho, aby ste museli čokoľvek robiť..
Ak nechcete riskovať vymazanie e-mailov iných ľudí s podobnými predmetmi, môžete pravidlo spresniť pridaním ďalších podmienok, napríklad kombináciou poľa „Od“ s konkrétnou e-mailovou adresou služby a poľa „Predmet“ s touto konkrétnou frázou. Týmto spôsobom zabezpečíte, že Filtrujú sa iba e-maily od správneho odosielateľa..
Táto technika dopĺňa spamové filtre: zatiaľ čo nevyžiadanú poštu zvyčajne blokujú antispamové filtre, tu definujete veľmi špecifické čistenie komunikácie, ktorú poznáte a rozhodli ste sa, že ju už nechcete vidieť.
Pravidlo 4: Vyfarbite e-maily, aby vizuálne vynikli
Ďalším veľmi zaujímavým nástrojom v rámci pravidiel je možnosť zmeniť text alebo farbu pozadia správy v zozname pošty. Toto nemení samotný obsah e-mailu, iba spôsob jeho zobrazenia v doručenej pošte, ale je to ideálne na rýchle zvýraznenie priorít.
Ak to chcete urobiť, vytvorte nové pravidlo a definujte podmienky, ktoré vás zaujímajú: môže to byť odosielateľ, e-mailová doména (napríklad všetky, ktoré končia na @vasaspolocnost.com), kľúčové slová v predmete, ako napríklad „SÚRNE“ alebo „FAKTÚRA“, alebo akékoľvek iné kritériá, ktoré chcete použiť na rozlíšenie týchto e-mailov.
V akciách vyberte možnosť „Nastaviť farbu textu správy“ alebo „Nastaviť farbu pozadia správy“ a vyberte farbu, ktorú ľahko identifikujete. Môžete napríklad Označte kritické e-maily červenou farbou, potvrdené e-maily zelenou farbou alebo e-maily, ktoré vyžadujú odpoveď, modrou farbou.Systém si určujete vy.
Pamätajte, že táto zmena farby ovplyvní iba ukážku v zozname správ v pošte. Ak otvoríte e-mail, obsah bude stále vyzerať normálne. Cieľom je, aby ste rýchlym pohľadom do doručenej pošty videli, čo treba riešiť ako prvé a čo môže počkať, bez toho, aby ste museli otvárať každý e-mail jednotlivo.
Ak túto farebnú techniku skombinujete s dobrou organizáciou stĺpcov a použitím konverzácií, získate schránku, kde Najdôležitejšie informácie sa objavia v priebehu niekoľkých sekúnd..
Využite systém macOS, aby fungoval vo váš prospech: správne nakonfigurované upozornenia
Nie je veľmi užitočné mať organizovaný systém Mail, ak vás váš Mac neustále vyrušuje všemožnými upozorneniami. Systém upozornení v systéme macOS môže byť vaším najlepším priateľom alebo najhorším nepriateľom v závislosti od toho, ako ho nakonfigurujete. Kľúčom je povoliť iba to, čo skutočne prináša hodnotu, a zvyšok umlčať. chráňte si chvíle sústredenia.
Ak chcete upraviť upozornenia, prejdite do časti Systémové nastavenia (alebo Nastavenia systému, v závislosti od verzie systému macOS) a prejdite do sekcie Upozornenia. Zobrazí sa tam zoznam všetkých vašich aplikácií vrátane aplikácie Pošta a môžete... prispôsobiť správanie každého z nich oddelene.
Keď vyberiete možnosť Mail, systém macOS vám umožní vybrať si štýl upozornenia: Žiadne, Banner alebo Upozornenie. Žiadne znamená, že sa na obrazovke nezobrazí žiadne kontextové okno; Banner je upozornenie, ktoré sa zobrazí na niekoľko sekúnd a potom samo zmizne; a Upozornenie zostáva zobrazené, kým ho nezatvoríte. Môžete tiež vypnúť zvuky, zobraziť alebo skryť ikonu glóbusu v Docku a rozhodnúť, či sa v zobrazení Nedávne majú zobrazovať e-mailové správy.
Veľmi praktickým odporúčaním je nakonfigurovať si aplikáciu Mail s menej rušivými upozorneniami (napríklad iba bannery alebo žiadne) a nechať vnútornú organizáciu aplikácie, aby vám povedala, čo je urgentné. Týmto spôsobom sa vyhnete prijímaniu zbytočných upozornení. snímky obrazovky s upozorneniami pre každý prichádzajúci e-mailčo je priama cesta k neustálemu rozptyľovaniu.
Okrem individuálnych nastavení obsahuje systém macOS aj režim Sústredenie (predtým „Nerušiť“), ktorý je prístupný z Ovládacieho centra. Môžete Naplánujte si obdobia, kedy vám Mac nebude zobrazovať upozornenia alebo ich obmedzte v závislosti od toho, čo robíte, napríklad počas pracovného alebo študijného času.
Odporúča sa mať pevne stanovené časy sústredenia, napríklad od 21:00 do 12:00 a od 16:00 do 18:00, počas ktorých aktivujete režim sústredenia, ktorý blokuje upozornenia z aplikácie Mail (a iných rušivých aplikácií) a povoľuje iba to, čo je skutočne nevyhnutné. Toto sa konfiguruje v Ovládacom centre > Sústredenie, kde môžete definovať automatické pravidlá na základe času, miesta alebo dokonca aplikácie, ktorú používate.
Kalendár a pripomienky: perfektný doplnok k vášmu e-mailu
Hoci je Mail ideálny na správu komunikácie, e-mail často naznačuje úlohu alebo udalosť, ktorú si nechcete nechať ujsť. Tu prichádzajú na rad aplikácie Kalendár a Pripomienky, ktoré sa bezproblémovo integrujú s Mailom. váš pracovný postup v systéme macOS a s vašimi účtami iCloud alebo Google.
Aplikácia Kalendár je v systéme macOS predinštalovaná a dá sa jednoducho otvoriť z Launchpadu alebo Spotlightu. Odtiaľ môžete Vytvorte udalosti s dátumom, časom, upozorneniami a miestomOkrem toho im môžete priradiť rôzne farby v závislosti od typu: napríklad jednu farbu pre prácu, inú pre osobné záležitosti, ďalšiu pre online stretnutia atď.
Kľúčom k efektívnemu používaniu Kalendára je rýchlo premeniť každý záväzok, ktorý sa objaví vo vašich e-mailoch (stretnutie, schôdzka, termín projektu), na udalosť s pripomienkou nastavenou v dostatočnom predstihu. Týmto spôsobom sa vyhnete spoliehaniu sa výlučne na svoju doručenú poštu a získate organizovanejší systém. jasný prehľad o vašom týždni alebo mesiaci.
Ak chcete mať všetko synchronizované na všetkých svojich zariadeniach, prejdite do časti Systémové nastavenia > Internetové účty a prepojte svoje účty iCloud, Google, Exchange alebo iné služby (ak máte problémy s pripojením, pozrite si Táto príručka vám pomôže vyriešiť problémy s pripojením.Vďaka tomu sú vaše kalendáre, e-maily a kontakty centralizované a Aktualizujú sa v reálnom čase medzi vaším Macom, iPhonom a iPadom..
Aplikácia Pripomienky je na druhej strane ideálna pre rýchle úlohy, ktoré nevyžadujú plný čas v kalendári, ale potrebujú pripomienku v konkrétnom čase. Napríklad odpoveď na zložitý e-mail, uskutočnenie hovoru navrhnutého e-mailom alebo kontrola prijatého návrhu. Vytvoríte pripomienku s dátumom a časom a to je všetko – nie je potrebné vypĺňať toľko údajov ako pri udalosti v kalendári.
Kombináciou aplikácie Pošta s Kalendárom a Pripomienkami zabezpečíte, že sa vo vašich e-mailoch nestratí nič dôležité, pretože každá správa, ktorá vyžaduje akciu, sa premení na pripomienku. dokonale naplánovaná úloha alebo udalosť.
Automatizácia rutín v systéme macOS: viac než len Mail
Ak chcete zájsť ešte o krok ďalej, macOS ponúka nástroje ako Automator a Skratky, ktoré posúvajú automatizáciu ešte ďalej. Môžete automatizovať nielen spracovanie e-mailov v aplikácii Mail, ale aj... systémové akcie súvisiace s vaším spôsobom práce.
Pomocou aplikácie Automator môžete vytvárať pracovné postupy, ktoré napríklad automaticky sťahujú prílohy z určitých e-mailov do konkrétneho priečinka, konvertujú súbory alebo spúšťajú sériu aplikácií na začiatku pracovného dňa a ostatné zatvárajú na konci. Je to obzvlášť užitočné, ak je váš Mac vaším primárnym pracovným nástrojom a vždy dodržiavate pokyny. rovnaké postupy otvárania a zatvárania aplikácií.
Aplikácia Skratky, ktorá je súčasťou najnovších verzií systému macOS, vám umožňuje robiť podobné veci vizuálnejším a jednoduchším spôsobom. Môžete si vytvoriť skratku, ktorá po aktivácii stlmí upozornenia, otvorí aplikácie Mail a Kalendár, aktivuje režim sústredenia a prepne vaše prostredie do režimu „hlbokej práce“ len niekoľkými kliknutiami.
Je tiež možné nastaviť podmienené automatizácie, napríklad aktiváciu konkrétneho režimu zaostrenia pri otvorení konkrétnej aplikácie (napríklad textového editora alebo aplikácie na úpravu videa) a tento režim Blokovanie upozornení e-mailu počas práce s tou aplikáciou.
Toto všetko dopĺňa internú konfiguráciu aplikácie Mail: zatiaľ čo pravidlá organizujú vaše e-maily, automatizácie systému macOS spravujú vaše celkové prostredie a pomáhajú predchádzať tomu, aby e-maily rušili vašu pozornosť alebo sa stali rozptýlením. výhovorka na prokrastináciu každých päť minút.
Keď nakoniec skombinujete efektívne využívanie pravidiel a zobrazení aplikácie Mail, inteligentnú stratégiu upozornení a podporu Kalendára, Pripomenutí a automatizácií, váš Mac prestane byť neustálym zdrojom vyrušení a namiesto toho bude fungovať ako asistent, ktorý vás upozorní iba v prípade potreby, usporiada vám e-maily a pripomenie vám vaše záväzky. S niekoľkými premyslenými úpravami môžete mať prehľadnú doručenú poštu, upozornenia pod kontrolou a kalendár zosúladený s vašimi dennými prioritami, vďaka čomu... Uľahčite si používanie e-mailu v systéme macOS, zorganizujte ho a zefektívnite ho..
